AA

Privacystatement

Privacystatement Avans Hogeschool

Stichting Avans, handelend onder de naam Avans Hogeschool (hierna: ’Avans’) vindt jouw privacy belangrijk en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Avans handelt zorgvuldig en volgens de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ’AVG’).

Langs diverse kanalen ontvangt Avans jouw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld via onze website, contactmomenten, dienstverlening, applicaties of via een sollicitatie. In dit privacystatement leggen wij uit wat wij precies met jouw persoonsgegevens doen en waarom. Daarnaast informeren wij je graag over wat je van ons mag verwachten en welke privacyrechten je hebt.

Dit privacystatement geldt voor alle activiteiten (inclusief de online activiteiten via de website(s)) / applicaties van Avans en geeft per doelgroep de meest relevante informatie.

Avans is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens

Op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is Avans verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Contactgegevens Avans:
Hogeschoollaan 1,
4818 CR Breda
E-mail: privacy@avans.nl.

Functionaris voor de Gegevensbescherming (’FG’)

Avans beschikt over een Functionaris Gegevensbescherming (‘FG’) om ervoor te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens veilig gebeurt en volgens de wet. Als je vragen hebt met betrekking tot jouw privacy, dan kun je contact opnemen met onze FG. Onze FG Frederik Petersen is werkzaam voor Lumen Group.

De FG is telefonisch bereikbaar op 030 – 889 65 75 of per e-mail op fg@lumengroup.nl. Daarnaast is de FG ook bereikbaar via deze beveiligde website of via:

Lumen Group B.V.
Reactorweg 301
3542 AD UTRECHT

Zo beveiligt Avans jouw persoonsgegevens

Avans neemt de bescherming van jouw persoonsgegevens zeer serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dat gebeurt met technische en organisatorische maatregelen. Lees ook ons beleid responsible disclosure.

Risicobeheersing en controle
Avans heeft een intern risicobeheersings- en controlesysteem. Een onderdeel daarvan is de risicoanalyse op privacybescherming en informatiebeveiliging.

Alle medewerkers van Avans en medewerkers van betrokken verwerkers die mogelijk toegang hebben tot jouw gegevens, zijn gebonden aan geheimhouding. Het verwerkingsregister van Avans beschrijft welke (categorieën) medewerkers toegang hebben tot specifieke gegevens van bijvoorbeeld studenten of medewerkers.
Wanneer je denkt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of als er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op met de FG van Avans.

Gebruik van persoonsgegevens bij Avans

Avans verwerkt persoonsgegevens van de volgende 7 categorieën van betrokkenen:

  1. studenten (inclusief studiekiezers en alumni)
  2. medewerkers (inclusief externe medewerkers, promovendi, oud-medewerkers en sollicitanten)
  3. bezoekers van de websites van Avans
  4. bezoekers van de locaties van Avans (campus, gebouwen)
  5. deelnemers aan onderzoeken (bijvoorbeeld geïnterviewden en geënquêteerden)
  6. relaties die betrokken zijn bij het onderwijs en onderzoek van Avans (bijvoorbeeld stage- en afstudeerbedrijven of opdrachtgevers uit het werkveld)
  7. relaties die diensten aan Avans leveren (bijvoorbeeld leveranciers of bedrijfsrelaties).

Lees hieronder per categorie welke persoonsgegevens Avans verwerkt en voor welke doeleinden. De voorbeelden per categorie zijn niet limitatief. Er zijn dus ook andere voorbeelden mogelijk.

De tabellen per categorie bevatten een zo compleet mogelijk overzicht van persoonsgegevens die worden verwerkt, met  vermelding van doeleinden en rechtsgronden. We realiseren ons dat het onmogelijk is om volledig te zijn. Bijvoorbeeld omdat ook voor andere of niet voorziene doeleinden in de toekomst persoonsgegevens moeten worden verwerkt. Avans blijft ook in die gevallen nauwkeurig en zorgvuldig met verkregen persoonsgegevens omgaan. Wanneer Avans persoonsgegevens wil verwerken voor een ander doel dan waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, krijgen betrokkenen voorafgaand aan die verwerking informatie over dat doel inclusief bijbehorende informatie, tenzij dat op grond van de AVG niet hoeft.

Als je geen persoonsgegevens aan ons wilt verstrekken, of niet wil dat wij deze persoonsgegevens verwerken, kan dit de uitvoering van de overeenkomst of dienstverlening onmogelijk maken, of het gebruik van de website bemoeilijken.

Studenten (inclusief studiekiezers en alumni)

Persoonsgegevens:

Identificatiegegevens
NAW- en contactgegevens
Beeldmateriaal
Financiële gegevens
Onderwijsgegevens, zoals inschrijf- en voortgangsgegevens
Communicatie van, aan en met betrokkenen
Gegevens over aanwezigheid, beschikbaarheid, locatie, internetgedrag
Arbeidsgegevens
Digitale gegevens

Learning Analytics
Voor Learning Analytics kan Avans bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens verwerken. Dit geldt bijvoorbeeld voor studieverloop, studie-beïnvloedende persoonlijke en/of sociale factoren, zoals ervaren studiedruk en het hebben van een functiebeperking. Lees op deze site de meest actuele verwerkingsdoelen in learning analytics projecten.

Doeleinden:

– recruitment, werving & selectie van nieuwe studenten
– ondersteuning bij oriëntatie studiekeuze, voorlichtingsdoeleinden, studentenadministratie
– organiseren en verzorgen van onderwijs, inclusief toetsing en examinering
– verstrekken of ter beschikking stellen van (digitale) leermiddelen, interne en externe informatievoorziening
– vastleggen van uitslagen
– afgifte certificaten, getuigschriften, diploma’s en graden
– voorbereiding en uitvoering van overeenkomsten met studenten
– uitvoering of toepassing van wettelijke verplichtingen, de organisatie of het geven van studievoorlichting, inclusief studieadvies
– klantbetrokkenheid
– promotionele activiteiten, relatiebeheer en marketing
– ondersteuning bij functionele beperkingen
– bieden van hulp, advies en persoonlijke begeleiding aan studenten, inclusief voorzieningen, zowel bij studieproblematiek als bij problemen van psychische, sociale en/of emotionele aard
-(onderzoek gericht op) kwaliteitsverbetering in het onderwijs.
– onderhouden van contact: sturen van informatie, nieuwsbrieven, presentjes
– interne en externe informatievoorziening
– versturen van vragenlijsten (ook voor rankings)
– organiseren van evenementen
– uitnodigingen voor advies
– vrijwilligerswerk of mentoring
– fondsenwerving
– registreren van carrièreontwikkelingen alumni voor de hier genoemde doelen.

– veiligheid en beveiliging, organisatie-analyse, interne controle, ontwikkeling en managementrapportage, onderbouwingen voor accreditatieonderzoeken
– uitvoering van een accountantscontrole
– financiële administratie (onder meer berekenen en innen van collegegelden, inclusief het in handen van derden stellen van vorderingen)
– beheer van inkoop- en betaalsystemen, uitvoeren en beheren van IT-procedures, juridische zaken
– behandelen van verzoeken en geschillen, klachtenprocedures en beroep en bezwaar
– (markt)onderzoek, organisatie-analyse, ontwikkelings- en managementrapportages
– bibliotheekaangelegenheden, fysieke en digitale archivering
– medezeggenschap en verkiezingen.

Learning Analytics

Avans verwerkt in het kader van Learning Analytics persoonsgegevens met de volgende verwerkingsdoelen: (onderzoek gericht op) maatwerkadvies rondom kwaliteit en invulling van het onderwijs, persoonlijke ontwikkeling en begeleiding van individuele studenten, waarbij analyse van de verzamelde data de kwaliteit en mogelijkheden hiervan verbetert.

Medewerkers (inclusief externe medewerkers, promovendi, oud-medewerkers en sollicitanten)

Persoonsgegevens:

Identificatiegegevens
NAW- en contactgegevens
Achtergrondgegevens
Beeldmateriaal
Financiële gegevens
Aanstellings-, functionerings- en beoordelingsgegevens
Communicatie van, aan en met betrokkenen
Gegevens over aanwezigheid, verzuim, beschikbaarheid, locatie, internetgedrag
Opleidingsniveau en diploma’s
Arbeidsverleden
Digitale gegevens

Doeleinden:

– recruitment, werving & selectie
– voorbereiding en uitvoering van de arbeidsovereenkomst (inclusief arbeidsvoorwaarden)
– voorbereiding en uitvoering van de arbeidsovereenkomst (inclusief arbeidsvoorwaarden) in geval van een overgang van betrokkene naar (tijdelijke tewerkstelling bij) een ander organisatieonderdeel van de groep waaraan het College van Bestuur van Stichting Avans is verbonden
– vaststellen van salarisaanspraken, salarisadministratie
– regelen van aanspraken, interne en accountantscontrole
– behandeling van personeelszaken

– het geven van leiding aan de werkzaamheden van de betrokkene
– organisatie en verzorging van bedrijfsmedische zorg, bedrijfsmaatschappelijk werk of het creëren van een veilige omgeving voor betrokkene
– opleiding / onderwijs
– verlenen van ontslag, het uitvoeren van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband en het actualiseren van pensioenrechten
– de administratie van de vereniging van oud-medewerkers
– (de mogelijkheid tot) het verlenen van ontslag
– het in handen van derden stellen van vorderingen.

– financiële administratie
– interne controle en bedrijfsbeveiliging
– beheer van inkoop- en betaalsystemen, uitvoeren en beheren van IT-procedures, juridische zaken, interne en externe informatievoorziening, organisatie-analyse, ontwikkelings- en managementrapportage
– voorbereiding en uitvoering van overeenkomsten met klanten, consumenten, leveranciers en zakelijke partners
– relatiebeheer, marketing en marktonderzoek
– het behandelen van geschillen, zoals klachten-, beroep- en bezwaarprocedures
– controle door een accountant of (rijks)consulent
– fysieke toegang- en beheersystemen, beheer van websites, het intranet (iAvans) en Microsoft Teams, bibliotheekaangelegenheden, fysieke en digitale archivering, medezeggenschap en verkiezingen
– het sturen van informatie, nieuwsbrieven of presentjes.

Avans kan aan overheids- en semi-overheidsorganen informatie verstrekken, vanwege de uitvoering van wetten en regelingen en ook aan organisaties waarvan de activiteiten voortvloeien uit een wettelijke regeling.

Bezoekers van de websites van Avans

Persoonsgegevens:

Digitale gegevens (zoals internetbrowser, apparaattype, locatiegegevens, gegevens surfgedrag over meerdere websites).

Doeleinden:

Marketing en marktonderzoek, het behandelen van geschillen (klachten-, beroeps- en bezwaarprocedures, etcetera), webcontent management, analytische doeleinden.

Bezoekers van de locaties van Avans (campus, gebouwen)

Persoonsgegevens:

Beeldmateriaal
Contactgegevens

Doeleinden:

Veiligheid en beveiliging, cameratoezicht, beheer parkeerfaciliteiten en het behandelen van geschillen (bijvoorbeeld klachten-, beroeps- en bezwaarprocedures).

Deelnemers aan onderzoeken (bijvoorbeeld geïnterviewden, geënquêteerden en onderzoeksdeelnemers)

Persoonsgegevens:

Onderzoeksgegevens*
Identificatiegegevens
Contactgegevens
Beeld-/geluidsmateriaal
Financiële gegevens
Arbeidsgegevens
Digitale gegevens

Mogelijke bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheid, ras, genetische of biometrische gegevens

* Voor deze gegevens wordt gewerkt conform de AVG en de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (NGWI). Waar nodig toetst de Ethische Commissie van Avans voorafgaand aan het onderzoek.

Doeleinden:

Het uitvoeren en publiceren van wetenschappelijk-, praktijkgericht – en statistisch onderzoek, interne en externe informatievoorziening, onderbouwing van integriteitsonderzoeken, uitvoeren en beheren van IT-procedures, behandelen van geschillen (bijvoorbeeld klachten-, beroeps- en bezwaarprocedures), fysieke en digitale archivering.

Relaties die betrokken zijn bij het onderwijs en onderzoek van Avans (bijvoorbeeld stage- en afstudeerbedrijven of opdrachtgevers uit het werkveld)

Persoonsgegevens:

Naam
Contactgegevens
Bedrijfsinformatie
Beeld-/geluidsmateriaal
Communicatie van, aan en met betrokkenen

Doeleinden:

– voorbereiden en uitvoeren van een overeenkomst
– bedrijfsbeveiliging
– uitvoeren en beheren van IT-procedures, juridische zaken, interne en externe informatievoorziening, organisatie-analyse en totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met klanten, consumenten, leveranciers en zakelijke partners
– relatiebeheer, marketing en marktonderzoek
– het behandelen van geschillen (bijvoorbeeld klachten–, beroeps- en bezwaarprocedures)
– controle door een accountant en/of (rijks)consulent
– beheer van de websites, intranet (iAvans) en Microsoft Teams.

Relaties die diensten aan Avans leveren (bijvoorbeeld leveranciers of bedrijfsrelaties).

Persoonsgegevens:

Naam
Contactgegevens
Bedrijfsinformatie
Beeld-/geluidsmateriaal
Communicatie van, aan en met betrokkenen

Doeleinden:

– voorbereiden en uitvoeren van een overeenkomst
– bedrijfsbeveiliging
– uitvoeren en beheren van IT-procedures, juridische zaken, interne en externe informatievoorziening, organisatie-analyse en totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met klanten, consumenten, leveranciers en zakelijke partners
– relatiebeheer, marketing en marktonderzoek
– het behandelen van geschillen (bijvoorbeeld klachten–, beroeps- en bezwaarprocedures)
– controle door een accountant en/of (rijks)consulent
– beheer van de websites, intranet (iAvans) en Microsoft Teams.

Grondslag voor de verwerking van jouw persoonsgegevens

Avans mag jouw persoonsgegevens alleen verwerken als daar een legitieme rechtsgrond voor is. De persoonsgegevens die Avans verwerkt zijn gebaseerd op 1 van de volgende 6 grondslagen uit de AVG:

1. Toestemming

1. Toestemming

In sommige gevallen verwerken we jouw persoonsgegevens omdat je daarvoor toestemming hebt gegeven. Daarvoor gebruiken we alleen identificeerbare gegevens van personen die vooraf, expliciet, uit vrije wil en adequaat geïnformeerd akkoord gegeven hebben dat Avans deze voor genoemde doelen mag verwerken.

De toestemming bestaat bijvoorbeeld uit het aanvinken van een check box, het indienen van een webformulier, het ondertekenen van een papieren formulier of een mondelinge acceptatie.

Je kunt altijd een eerder gegeven expliciet akkoord weer intrekken. Hierna mag Avans geen extra gegevens van je verzamelen, omdat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van gegevensverwerking op basis van de eerder gegeven toestemming. Als je wilt dat ook eerder verzamelde gegevens verwijderd worden, kun je gebruikmaken van jouw recht op verwijdering. Meer informatie vind je onder “Jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens”.

Voorbeelden van verwerkingen na toestemming:

  • Toesturen van informatie over Avans aan geïnteresseerde aspirant-studenten
  • Beeldmateriaal (video’s/foto’s)
  • Onderzoek 
  • Learning Analytics .

 

2. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst

We verwerken persoonsgegevens als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen Avans en andere partijen. De verwerking is onderdeel van de voorwaarden die de andere partij aanvaardt.

Voorbeelden van verwerkingen voor uitvoering van een overeenkomst zijn:

  • bij de arbeidsovereenkomst tussen Avans en haar medewerkers
  • voor de (onderwijs)overeenkomst tussen Avans en haar studenten
  • voor inkooptrajecten.
3. Wettelijke verplichting

Wetgeving kan reden zijn voor verwerking van persoonsgegevens.

Voorbeelden van verwerkingen door Avans op basis van wettelijke verplichtingen:

  • Het voeren van een studentenadministratie  voor het verstrekken van graden, op basis van de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek (WHW).
  • Het verstrekken van informatie over de sociale of fiscale werkgeversverplichtingen voor werknemers aan overheidsinstanties vanwege fiscale en arbeidswetgeving.
4. Vitale belangen

Een vitaal belang is een belang dat essentieel is voor iemands leven of gezondheid en waarbij het individu niet om toestemming kan worden gevraagd om zijn of haar persoonsgegevens te verwerken. Als een situatie hiertoe aanleiding geeft, kan Avans persoonsgegevens verwerken.

Voorbeelden van verwerking bij een vitaal belang:

  • Wanneer er voor bijvoorbeeld een student of medewerker acuut gevaar dreigt en deze bewusteloos is of mentaal niet in staat om toestemming te geven voor gegevensverwerking.
  • Wanneer een individu gewond is geraakt op de campus en hierdoor geen toestemming kan geven.
5. Algemeen belang

Avans kan in enkele situaties persoonsgegevens verwerken op basis van algemeen belang, omdat zij als hogeschool is belast met de publieke taak om hoger onderwijs aan te bieden. Deze verwerkingen zijn afgeleid uit specifieke wetgeving (bijvoorbeeld de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW), of bijvoorbeeld uit beleidsstukken van het Ministerie van OCW.

6. Gerechtvaardigd belang

Er is sprake van een gerechtvaardigd belang als voldaan wordt aan 3 voorwaarden:

  • Avans heeft daadwerkelijk een gerechtvaardigd belang: de belangen van Avans moeten kwalificeren als gerechtvaardigd.
  • De verwerking is nodig om dit belang te behartigen.
  • Avans heeft haar belangen en die van de betrokkenen zorgvuldig afgewogen.

Avans verwerkt persoonsgegevens vanwege een gerechtvaardigd belang alleen na afweging van de (privacy)belangen van betrokkenen en de (rechtmatige) belangen van Avans.

Voorbeelden van verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang zijn:

  • het monitoren van surfgedrag of activiteiten op het netwerk van Avans vanwege (netwerk)beveiliging
  • het informeren van bestaande zakelijke relaties over activiteiten van Avans
  • het tegengaan van onrechtmatigheden, zoals fraude.

Zo gaat Avans om met het verstrekken van gegevens aan derden

Avans kan voor het verwerken van jouw persoonsgegevens derden inschakelen, bijvoorbeeld als dit nodig is voor het uitvoeren van een overeenkomst, in verband met haar dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wanneer andere partijen ingeschakeld worden bij de uitvoering (bijvoorbeeld bij hosting van de applicaties waarmee persoonsgegevens worden verwerkt of als een onderzoeker interviews laat uitwerken door een derde partij), sluit Avans altijd een (verwerkers)overeenkomst met deze partijen waarin de eisen voor een veilige verwerking zijn vastgelegd. Hiermee is ook de derde partij verplicht tot naleving van de AVG.

Avans kan persoonsgegevens ook buiten de EU doorgeven. Dat kan alleen als dat land een passend beschermingsniveau heeft in overeenstemming met de Europese wetgeving. Met partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden aanvullende en passende afspraken gemaakt, conform de criteria in de landenlijst Europese Commissie.

Avans verstrekt bijzondere persoonsgegevens alleen aan derden met expliciete toestemming van de betrokkene, bijvoorbeeld via een toestemmingsformulier.

Avans kan persoonsgegevens aan handhavende autoriteiten of fraude bestrijdende organisaties verstrekken, bijvoorbeeld om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Studenten

Aanvullende informatie:

  1. We verstrekken gegevens over bijvoorbeeld inschrijving, examenresultaten, studievoortgang, beëindiging inschrijving aan de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), afdeling Centraal Register Inschrijving Hoger Onderwijs (CRIHO), op grond van een wettelijke verplichting in de WHW.
  2. Het is Avans toegestaan om met het toeleverend onderwijs informatie uit te wisselen over de studievoortgang(sgegevens) van hun voormalige studenten.
  3. Bij onderzoek gericht op kwaliteitsverbetering kan toestemming worden verleend om externe informatie te koppelen aan Avans (e-mailadres)bestanden. Dit geldt ook voor de koppeling van informatie uit de HBO-monitor via het studentnummer aan bestanden van Avans.
  4. Voor Studiekeuze 123 en ROA is een jaarlijkse uitwisseling van e-mailadresbestanden van studenten en alumni mogelijk en nodig, om aan te sluiten op de Nationale Studenten Enquête (NSE) en HBO-monitor.
  5. Koppeling met Avansbestanden is alleen mogelijk na een schriftelijk gemotiveerd verzoek van een (externe) dataverzoekende partij, voor een erkende specifieke toepassing.
  6. Voor het opvragen en doorgeven van gegevens aan buitenlandse onderwijsinstellingen, stagebedrijven en aan de IND geldt:
    1. Wanneer studenten een studie- of stageperiode in het buitenland willen volgen, kan Avans relevante persoonsgegevens en studieresultaten van de betrokken student aan de betrokken buitenlandse instellingen of bedrijven verstrekken.
    2. Voor de uitwisseling van studenten die tijdelijk bij Avans studeren, heeft Avans het recht om relevante persoonsgegevens en studieresultaten van de betrokken studenten bij hun thuisinstelling op te vragen.
    3. Op basis van de Vreemdelingenwet 2000 vragen we aan de aspirant-student die niet de Nederlandse nationaliteit heeft, om documentatie in aanvulling op de bescheiden voor de inschrijving en voor een geldige verblijfsstatus. Op het moment van inschrijving moet de student rechtmatig in Nederland verblijven. Volgens de WHW en de Koppelingswet is Avans verplicht dit te controleren.
    4.  Met de inschrijving als student bij Avans en conform de Gedragscode Internationale Student Hoger Onderwijs gaat de niet-EER-student ermee akkoord dat Avans de Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND) informeert bij het beëindigen van de inschrijving of als de instelling heeft vastgesteld dat de student geen redelijke studieprestatie meer levert.
Medewerkers
  1. Avans verstrekt alleen persoonsgegevens aan derden vanwege een wettelijk voorschrift en als dat nodig is met het oog op:
    1. een voor de betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde
    2. de salarisadministratie
    3. de administratie voor uitkeringsaanspraken bij de beëindiging van een dienstverband
    4. de administratie van de vereniging van oud-medewerkers
    5. de opleiding
    6. de bedrijfsmedische organisatie
    7. de bedrijfsbeveiliging
    8. de overgang of tijdelijke tewerkstelling van betrokkene naar een ander organisatieonderdeel van Stichting Avans
    9. (de mogelijkheid tot) het verlenen van ontslag
    10. het aan derden overdragen van vorderingen
    11. het behandelen van geschillen
    12. controle door een accountant of rijksconsulent
    13. het (laten) uitvoeren van medewerkerstevredenheidsonderzoeken of soortgelijke onderwerpen die voor de organisatie van belang zijn.
  2. Avans kan ook informatie verstrekken aan overheids- en semi-overheidsorganen vanwege de aan hen opgedragen uitvoering van wetten en regelingen en aan organisaties waarvan de activiteiten voortvloeien uit een wettelijke regeling.
  3. Persoonsgegevens kunnen ook nader gespecificeerd aan derden worden verstrekt, als dat in het belang van de medewerkers is. Betrokkenen of hun wettelijke vertegenwoordigers worden van het voornemen daartoe goed en tijdig op de hoogte gebracht en krijgen gedurende een redelijke termijn de kans om hiertegen bezwaar te maken.

Zo bewaart Avans jouw persoonsgegevens

Avans bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens verzameld zijn, of zo lang als specifieke wetten of regelingen voorschrijven. Denk hierbij aan de bewaartermijnen uit de Archiefwet (uitgewerkt in de Selectielijst Hogescholen) of fiscale en arbeidsrechtelijke wetten. In het verwerkingsregister wordt per verwerking de bewaartermijn ingevoerd.

Wanneer je ervoor kiest om één van jouw rechten uit te oefenen (zie ‘Jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens’), dan kan dit invloed hebben op de bewaartermijn van jouw persoonsgegevens.

Learning Analytics

De persoonsgegevens vanuit Learning Analytics blijven bewaard tot maximaal 6 maanden nadat de studie beëindigd is. Na het verstrijken van deze bewaartermijn worden de gegevens niet vernietigd, maar adequaat geanonimiseerd. Daardoor zijn ze nooit meer tot een individueel persoon te herleiden.

Beeldmateriaal bij Avans

Op de Avanscampus, in Avansgebouwen en -complexen, maar ook daarbuiten (bijvoorbeeld bij (Avans)evenementen), kan Avans beeldmateriaal (foto of video) produceren of verzamelen.

Beeldmateriaal door of in opdracht van Avans gemaakt

Bij verschillende gelegenheden maakt Avans beeldmateriaal (foto’s of video’s). Dit materiaal gebruiken wij bijvoorbeeld voor lesmateriaal, werving of om te laten zien waar wij als medewerkers en studenten mee bezig zijn. Denk aan stages, (praktijk)lessen en bijeenkomsten. Ook jij kunt op dit beeldmateriaal te zien zijn.

In portretsituaties of daaraan gerelateerde situaties vragen we altijd om expliciete, specifieke schriftelijke toestemming. Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met ons beeldmateriaal. Wij plaatsen geen beeldmateriaal waardoor studenten/medewerkers of anderen schade kunnen ondervinden.

Bij niet in scene gezette situaties vragen we geen schriftelijke toestemming. Het beeldmateriaal wordt dan verzameld op basis van bijvoorbeeld het gerechtvaardigde belang voor Avans. Uiteraard kun je bij de fotograaf of cameraploeg aangeven dat je niet op beeldmateriaal wil staan.

Beeldmateriaal kan worden gedeeld met fotografen, cameraploegen of derden die het beeldmateriaal in opdracht van Avans verwerken in publicaties of andere uitingen. Ook kan beeldmateriaal gedeeld worden in samenwerkingsverbanden van Avans, of voor journalistiek gebruik.a

Opnames van beeldmateriaal in les-/onderwijssituaties

In beginsel hanteert Avans voor het opnemen van beeldmateriaal de aanbevelingen van de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: AP). De AP meldt het volgende:

“U mag niet zomaar opnames maken waarop leerlingen of studenten te zien zijn. Dit mag alleen in uitzonderingssituaties. U moet dan goed kunnen onderbouwen waarom dit noodzakelijk is. En dit van tevoren duidelijk uitleggen aan uw leerlingen of studenten.”

Avans heeft deze basisregel vertaald naar uitvoeringsregels. Op hoofdlijnen luiden deze als volgt:

  1. Lessen/onderwijssituaties waarbij studenten niet in beeld komen en niet te horen zijn, mogen worden opgenomen en later beschikbaar worden gesteld aan andere groepen of deelnemers die later deze les- of onderwijssituatie alsnog willen (terug)zien.
  2. Lessen/onderwijssituaties waarbij studenten wel in beeld komen en/of te horen zijn, mogen niet worden opgenomen, tenzij dit noodzakelijk is.
    Avans heeft de volgende situaties als noodzakelijk en daarmee dus als uitzondering aangewezen:
    1. Tijdens en in de betreffende les gebruikt de docent opnames om feedback of beoordeling te geven op de student. Net zoals dat bij fysiek onderwijs gebeurt.
    2. De docent dient hierbij na te gaan of de opname een noodzakelijk onderdeel vormt van de feedback/beoordeling. Als de feedback/beoordeling plaats kan vinden met een minder ingrijpende methode (denk aan een audio-opname of een verslag), dan moet deze methode worden toegepast.
    3. De docent maakt opnames (en deed dat ook al vóór de situatie van digitaal onderwijs) als bewijsmateriaal voor examinering ter archivering. De docent gebruikt dit materiaal dan ook niet als (les)materiaal voor een andere (les)situatie.
  3. Op basis van deze regels is het altijd de docent die bepaalt of een les/onderwijssituatie wordt opgenomen. Studenten mogen lessen/onderwijssituaties niet opnemen.

    Voor medewerkers van Avans verwijzen wij naar onze uitvoeringsregels van 23 april 2021 als het gaat om opname van beeldmateriaal in les-/onderwijssituaties.

    Voor studenten van Avans geldt in overeenstemming met de huisregels van Avans dat het hen niet is toegestaan om les-/onderwijssituaties waarin Avans een aandeel heeft op te nemen en/of te publiceren, verspreiden (via bijvoorbeeld social media) en/of op een andere manier te verwerken.

Beeldmateriaal gemaakt door cameratoezicht

De Avans-campus, -gebouwen en -complexen worden bewaakt met behulp van (zichtbaar of verborgen) cameratoezicht.

Op dit beeldmateriaal kunnen personen herkenbaar in beeld zijn. Dit betekent dat Avans jouw persoonsgegevens verwerkt, met het doel:

  1. het beschermen van de veiligheid en gezondheid van 1 of meer natuurlijke personen, zoals studenten en medewerkers
  2. het beveiligen van (de toegang tot) gebouwen en terreinen van Avans
  3. tegengaan van diefstal of vernieling van goederen in de gebouwen of op terreinen van Avans
  4. het vastleggen van mogelijke incidenten.

Avans verzamelt dit beeldmateriaal in het kader van de eerder genoemde beveiligingsdoeleinden door cameratoezicht op basis van haar gerechtvaardigd belang. We verwijderen het opgenomen beeldmateriaal na 4 weken.

Online proctoring

In 2021 is in zeer beperkte mate en vanuit vastgestelde waarborgen een aantal pilots uitgevoerd met online proctoring, een vorm van plaatsonafhankelijke digitale toetsafname. Naast deze pilots maakt Avans geen gebruik van online proctoring voor de examinering.

Jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens

Als betrokkene heb je verschillende rechten op basis van de AVG.

Als je een beroep wilt doen op een van jouw recht op inzage of recht op vergetelheid of verwijdering, kun je daartoe een verzoek indienen via deze link. Wil je gebruik maken van ander recht volgens de toepasselijke privacywetgeving? Mail dan naar privacy@avans.nl. Je krijgt zo snel mogelijk, uiterlijk binnen een maand, een reactie. Als dat niet lukt, laten we je dat ook binnen een maand weten.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage, correctie of verwijdering door jou is gedaan, kunnen wij contact met je opnemen en om bevestiging vragen. Daarbij kunnen we je vragen stellen om te controleren of het inderdaad om jouw gegevens gaat.”

Recht op inzage

Je hebt het recht om te weten of Avans jouw persoonsgegevens verwerkt. Als jouw gegevens worden verwerkt, heb je het recht op inzage in deze gegevens.

Recht op vergetelheid of verwijdering

Je hebt het recht om ons te vragen jouw persoonsgegevens te verwijderen. Bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doelen waarvoor wij ze hebben verzameld of verwerkt, of als je jouw toestemming voor het gebruik van je persoonsgegevens intrekt.

Je kunt jouw persoonsgegevens niet laten wissen, als Avans een wettelijke verplichting heeft om jouw gegevens te verwerken of voor een bepaalde termijn te bewaren, of als de gegevens nodig zijn om een ​​juridische claim vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Recht op rectificatie en aanvulling

Je hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens die Avans verwerkt over jou te wijzigen of te rectificeren. Je hebt ook het recht om onvolledige gegevens over jou te laten in- of aanvullen, afhankelijk van de doeleinden van de verwerking. Als student of medewerker kun je zelf ook gegevens wijzigen in OSIRIS of het medewerkersportaal HR-selfservice.

Recht op dataportabiliteit

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken van ons te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, als die persoonsgegevens door jou of namens jou aan ons zijn verstrekt en door ons via geautomatiseerde systemen zijn gebruikt.

Recht om jouw toestemming in te trekken

Als een verwerking van Avans gebaseerd is op de grondslag ‘toestemming’, heb je het recht om jouw toestemming voor de verwerking van jouw gegevens op elk moment in te trekken. De verwerking van jouw gegevens voorafgaand aan de intrekking van de toestemming blijft rechtmatig.

Recht op beperking van verwerking

Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, als één van de volgende situaties van toepassing is:

  1. gegevens zijn mogelijk onjuist
  2. verwerking is onrechtmatig
  3. gegevens zijn niet meer nodig
  4. betrokkene maakt bezwaar.
Recht op bezwaar

Als Avans een gerechtvaardigd belang heeft bij het verwerken van jouw persoonsgegevens, heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking ervan vanwege jouw specifieke situatie. We zetten de verwerking van jouw persoonsgegevens stop, tenzij we een overtuigend gerechtvaardigd belang aantonen om de verwerking ervan voort te zetten die jouw belangen, rechten en vrijheden overstijgen. Ook als we de gegevens nodig hebben om een ​​juridische claim vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, mogen we de verwerking voortzetten.

Als je jouw recht op bezwaar uitoefent, weegt Avans jouw belangen af tegen de belangen van Avans of de belangen van relevante derden, waarna we een beslissing over jouw bezwaar nemen.

Privacybeleid van derden via doorlinken

Op de website van Avans en elders zijn links opgenomen naar externe websites die niet tot Avans behoren. Na het volgen van deze links, is Avans niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens.

Cookies

Naast persoonsgegevens maakt Avans gebruik van cookies voor haar websites, om zo bijvoorbeeld het gebruiksgemak van haar websites te verbeteren. Cookies bevatten geen persoonsgegevens van de gebruiker. Ze onthouden alleen de voorkeuren en interesses op basis van het surfgedrag van het device. Avans gebruikt deze cookies om gebruikerservaringen te kunnen verbeteren. Lees hier meer over ons cookiebeleid.

Datalek

Mochten gegevens onverhoopt toch in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben, dan is er sprake van een datalek. Je kunt een vermoeden van een datalek melden volgens protocol datalekken. Bel het Servicepunt via 088 – 525 88 88. Avans doorloopt daarna alle vereiste stappen.

Klachten

Heb je vragen of opmerkingen over de verwerking van jouw gegevens door Avans, neem dan eerst contact op met onze privacy-organisatie via privacy@avans.nl. Wij nemen jouw privacy en rechten heel serieus en staan je graag te woord.

Uiteraard kun je (daarna) ook contact opnemen met onze FG. De FG is telefonisch bereikbaar op

030 – 889 65 75 of per e-mail op fg@lumengroup.nl. Daarnaast is de FG ook bereikbaar via deze beveiligde website of via:

Lumen Group B.V.
Reactorweg 301
3542 AD UTRECHT

Daarnaast heb je conform de AVG altijd het recht om een ​​klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap.

Vragen

Heb je naar aanleiding van deze informatie nog vragen of opmerkingen over ons privacystatement? Stuur dan een e-mail naar onze privacy-organisatie via privacy@avans.nl.

Versiebeheer en wijzigingen privacystatement

Dit privacystatement is door het College van Bestuur en na instemming van de medezeggenschapsraad op 8 maart 2022 vastgesteld en treedt per die datum in werking.

Avans heeft het recht om wijzigingen aan te brengen in dit privacystatement. Wijzigingen in deze tekst maken we via de website van Avans bekend en treden in werking vanaf het moment dat ze op de website zijn gepubliceerd. Wij adviseren jou daarom regelmatig dit statement na te lezen op mogelijke wijzigingen.

Deze tekst is laatst gewijzigd op 8 maart 2022

Versie 2.